O que e arquivo xml?

ARQUIVO XML: O que é e qual sua importância? (Simples!)

Atualizado em 15/01/2021
Por Pedro Mendonça

ARQUIVO XML: O que é e qual sua importância? (Simples!)

Atualizado em 15/01/2021
Por Pedro Mendonça
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É certo que o arquivo XML está muito presente no cotidiano das empresas brasileiras. O mundo corporativo entendeu muito bem o que é o arquivo XML e como ele é fundamental para o setor fiscal de qualquer empresa.

“Extensible Markup Language”, mais conhecido como XML, é um tipo de linguagem (linguagem de marcação) que é utilizado para armazenar diversas informações de maneira estruturada e codificar diferentes documentos.

Como dito acima, a linguagem de marcação é um sistema que defini formatos de exibição para um documento específico. A linguagem de marcação tem a função de determinar como o conteúdo (dados) será apresentado e distribuído na tela.

Dica: se sua empresa trabalha com estoque, você precisa ler até o final.

Arquivo XML e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Certamente você já ouviu falar em Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), não é mesmo? A NF-e está presente no dia-a-dia de toda empresa. E, junto a NF-e, está o arquivo XML. De maneira muito objetiva, o arquivo XML é o formato eletrônico da NF-e.

A NF-e em arquivo XML tem emissão mais rápida e eficiente para o setor fiscal da empresa. Vale ressaltar que é através do arquivo XML que a SEFAZ do seu estado verifica e analisa os detalhes das suas transações.

O arquivo XML da NF-e é subordinado ao padrão nacional de escrituração fiscal, o que permite que ele seja utilizado legalmente em todo país.

Vale ressaltar que a NF-e em arquivo XML tem a validade preservada por intermédio de uma assinatura digital, o que garante maior segurança aos dados apresentados, e consequentemente, ao setor fiscal.

Qual as principais vantagens do XML?

O arquivo XML possui 2 principais vantagens:

  • é armazenado em forma de texto. Isso significa que a leitura dos seus dados pode ser feita através de aplicativos e programas;
  • no formato XML, os arquivos podem ser modificados/atualizados sem comprometer informações importantes.

Como ler um Arquivo XML

Como dito acima, o Arquivo XML é armazenado em formato de texto, porém, ele é confeccionado para que sua leitura seja feita por computadores. Entretanto, existem alguns programas que fazem a conversão do Arquivo XML para formatos mais convencionais, como .pdf e CSV.

Segue agora alguns desses programas:

  • FreeNFE: você consegue converter o arquivo XML para o formato .pdf;
  • XML Grid: é possível converter o arquivo XML para CSV;
  • Cool Utils: você converte o arquivo XML para .pdf/HTML/JPG dentre outros.

Como armazenar o Arquivo XML

A melhor indicação para o armazenamento dos Arquivos XML, é salvá-los na nuvem, o que diminui consideravelmente a possibilidade de perda dos dados.

Se você armazena os Arquivos XML das NF-e, apenas e tão somente nos computadores corporativos, saiba que está correndo um risco alto, pois caso perca esse arquivo não será possível uma recuperação.

Prazo de armazenagem

O Arquivo XML precisa ser armazenado por pelo menos 5 anos. A não armazenagem desse documento pode acarretar multas e autuações.

Tenha em mente que evitar prejuízos é mais barato do que ter que arcar com multas onerosas e desnecessárias por má administração de documentos fiscais.

Informações presentes no Arquivo XML da NF-e

O Arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica apresenta em sua composição de dados, as seguintes informações:

  • Dados gerais da NF-e;
  • Dados do destinatário e emitente;
  • Dados referentes ao produto ou serviço;
  • Dados referentes ao ICMS;
  • Dados referentes à cobrança;
  • Dados referentes ao transporte;
  • Informações complementares necessárias.

Download do XML da NF-e: FSIST

Nesse link, você consegue fazer o download do XML da NF-e, precisando apenas do certificado digital.

Nesse mesmo link, você conseguirá converter o aquivo XML em .pdf.

Aplicação no dia-a-dia da sua empresa

Após você entender com clareza e simplicidade o que é o Arquivo XML, chegou o momento de perceber como o Arquivo XML pode ser utilizado como uma ferramenta que facilita os mecanismos de controle e gestão.

A NF-e em Arquivo XML torna o controle do faturamento, impostos pagos e vendas, muito mais fácil para os decisores, pois reduz a quantidade de papel impresso (que representa gasto, pode se perder e/ou sofrer avarias) e garante a precisão necessária nos dados apresentados.

Por fim, o Arquivo XML ainda garante ao decisor a prova necessária de regularidade dos negócios/transações em caso de fiscalizações fiscais.

Tenha em mente a importância de armazenar o Arquivo XML de forma eficaz, e utilize-o como uma fermenta digital que arquiva dados precisos e ainda confere o registro necessário para as futuras fiscalizações.

XML como ferramenta de Gestão de Estoque

É isso mesmo que você acabou de ler. A Nota Fiscal Eletrônica em formato XML pode te ajudar muito na gestão do estoque!

O software Auditor Online do Estoque é a ferramenta que permite aos gestores administrar o estoque com a precisão necessária para evitar prejuízos por conta da falta (ou excesso) de estoques e também multas do fisco por conta de diferenças entre o estoque fiscal e o estoque real.

Com apenas 2 passos, todos os 9 indicadores de desemprenho estarão disponíveis. Veja:

  • O Auditor Online do Estoque lê os arquivos fiscais XML contendo as informações sobre a movimentação de entrada e saída do estoque. Neste ponto, o Estoque Fiscal já está apontado.
  • Agora é a vez de apurar o Estoque Físico. Isto será feito com facilidade através de um APP para ser usado em seu smartphone. Você precisará somente apontar a câmera do smartphone para o código de barras do produto e pronto, a contagem está feita. Opcionalmente você poderá selecionar manualmente o produto e informar a quantidade. Depois é só transmitir para a contagem para o Auditor Online do Estoque.

O software Auditor Online do Estoque além de usar as informações de entrada e saída dos Arquivos XML, ainda proporciona 9 indicadores de desempenho que apresentarão dados com a precisão necessária para zerar prejuízos com o estoque e registrar lucros recordes.

Clique Aqui para mais informações!

Pedro Mendonça, aqui no Blog.

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