Arquivo XML: O que é e qual sua importância?

Atualizado em 15/01/2021
Por Pedro Mendonça

É certo que o arquivo XML está muito presente no cotidiano das empresas brasileiras. Por isso, pode-se perceber que o mundo corporativo lida diretamente com esse formato de arquivo. Dito isso, saber o que é o arquivo XML é fundamental para entender sua importância no setor fiscal de qualquer empresa.

“Extensible Markup Language”, mais conhecido como XML, é um tipo de linguagem (linguagem de marcação). Além de ser utilizado para armazenar diversas informações de maneira estruturada, o arquivo XML também codifica diferentes documentos.

Como mencionado, a linguagem de marcação é um sistema que defini formatos de exibição para um documento específico. Assim, essa linguagem tem a função de determinar como o conteúdo (dados) será apresentado e distribuído na tela.

Caso sua empresa trabalhe com estoque, leia este blog até o final para saber a importância do arquivo XML como ferramenta de Gestão de Estoque.

Arquivo XML e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Certamente você já ouviu falar em Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), não é mesmo? Normalmente, a NF-e está inserida no cotidiano das empresa, sendo inserida naturalmente nos processos delas. E, junto a NF-e, está o arquivo XML. De maneira muito objetiva, o arquivo XML é o formato eletrônico da NF-e.

Portanto, a NF-e em formato XML tem emissão mais rápida e eficiente para o setor fiscal da empresa. Vale ressaltar que, através do arquivo XML, a SEFAZ do seu Estado verifica e analisa os detalhes das suas transações.

Além disso, esse formato de arquivo da NF-e é subordinado ao padrão nacional de escrituração fiscal. Logo, ele pode ser utilizado legalmente em todo país.

Ademais, é importante citar que a NF-e em arquivo XML tem a validade preservada por intermédio de uma assinatura digital. Esse fato garante maior segurança aos dados apresentados, e consequentemente, ao setor fiscal.

Quais as principais vantagens do XML?

O arquivo XML possui 2 principais vantagens:

  • Ele é armazenado no formato de texto. Isso significa que a leitura dos seus dados pode ser feita através de aplicativos e programas;
  • No formato XML, os arquivos podem ser modificados/atualizados sem comprometer informações importantes.

Como ler um arquivo XML

Como dito acima, esse arquivo é armazenado em formato de texto, porém, ele é confeccionado para que sua leitura seja feita por computadores. Entretanto, existem alguns programas que fazem a conversão do arquivo XML para formatos mais convencionais, como .pdf e CSV.

Dito isso, aqui estão alguns desses programas:

  • FreeNFE: você consegue converter o arquivo XML para o formato .pdf;
  • XML Grid: é possível converter o arquivo XML para CSV;
  • Cool Utils: você converte o arquivo XML para .pdf/HTML/JPG dentre outros.

Como armazenar o arquivo XML

A melhor indicação para o armazenamento desse formato de arquivo é salvá-los na nuvem, o que diminui consideravelmente a possibilidade de perda dos dados.

Se você armazena os arquivos XML das NF-e apenas e tão somente nos computadores corporativos, saiba que está correndo um risco alto, pois, caso perca esse arquivo, não será possível uma recuperação.

Além disso, o prazo de armazenagem desse formato de arquivo é de, no mínimo, 5 anos. A não-armazenagem desse documento pode acarretar multas e autuações.

Tenha em mente que evitar prejuízos é mais barato do que ter que arcar com multas onerosas e desnecessárias por má administração de documentos fiscais.

Informações presentes no arquivo XML da NF-e

O formato XML da Nota Fiscal Eletrônica apresenta, em suas informações, as seguintes composições de dados:

  • Gerais da NF-e;
  • Referentes ao produto ou serviço;
  • Referentes ao ICMS;
  • Do destinatário e emitente;
  • Referentes à cobrança;
  • Referentes ao transporte;
  • Informações complementares necessárias.

Download do XML da NF-e: FSIST

Nesse link, você consegue fazer o download do XML da NF-e, precisando apenas do certificado digital. E, no mesmo link, é possível converter o arquivo XML em .pdf.

Você pode se interessar: Fsist 2021 – como baixar o arquivo XML?

Aplicação no dia-a-dia da sua empresa

Após você entender com clareza e simplicidade o que é o arquivo XML, chegou o momento compreender como ele pode ser utilizado como uma ferramenta facilitadora dos mecanismos de controle e gestão.

Nesse sentido, a NF-e em formato XML torna o controle do faturamento, impostos pagos e vendas, muito mais fácil para os decisores. Isso ocorre, pois esse arquivo reduz a quantidade de papel impresso (que representa gasto, pode se perder e/ou sofrer avarias) e garante a precisão necessária nos dados apresentados.

Por fim, esse arquivo ainda garante ao decisor a prova necessária de regularidade dos negócios/transações em caso de fiscalizações fiscais.

Portanto, tenha em mente a importância de armazenar o arquivo XML de forma eficaz e utilize-o como uma fermenta digital que arquiva dados precisos. Isso vai conferir o registro necessário para as futuras fiscalizações da sua empresa.

XML como ferramenta de Gestão de Estoque

É isso mesmo que você acabou de ler. A Nota Fiscal Eletrônica em formato XML pode te ajudar muito na gestão do estoque!

O software Auditor Online do Estoque é a ferramenta que permite aos gestores administrar o estoque com a precisão necessária para evitar prejuízos por conta da falta (ou excesso) do mesmo e também multas do fisco por conta de diferenças entre o estoque fiscal e o estoque real.

Com apenas 2 passos, todos os 9 indicadores de desempenho estarão disponíveis. Veja:

  • O Auditor Online do Estoque lê os arquivos fiscais XML contendo as informações sobre a movimentação de entrada e saída do estoque. Neste ponto, o Estoque Fiscal já está apontado.
  • Agora é a vez de apurar o Estoque Físico. Através de um aplicativo de seu smartphone, isto será feito com facilidade. Você precisará somente apontar a câmera do smartphone para o código de barras do produto e pronto, a contagem está feita. Opcionalmente, você poderá selecionar de forma manual o produto e informar a quantidade. Depois, é só transmitir para a contagem para o Auditor Online do Estoque.

Em suma, o software Auditor Online do Estoque, além de usar as informações de entrada e saída dos arquivos XML, ainda proporciona 9 indicadores de desempenho que apresentarão dados com a precisão necessária para zerar prejuízos com o estoque e registrar lucros recordes.

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