Como aumentar a produtividade com 9 dicas

Atualizado em 16/02/2022
Por Júlia Pimentel

Aumentar a produtividade é algo que todo trabalhador procura. A produtividade é uma questão-chave no dia-a-dia das organizações, seja você um empreendedor ou colaborador de uma empresa.

Portanto, buscar novos métodos e dicas para aumentar a produtividade é interessante, pois, ao mesmo tempo que você se mantém atualizado, você consegue definir a melhor maneira para trabalhar. Caso você esteja procurando por dicas e aplicativos que vão te ajudar a aumentar sua produtividade, basta continuar lendo este blog

Além disso, também vamos tratar da questão da produtividade no home-office, assim como vamos explicar como a automatização de processos ajuda nessa jornada.

9 dicas para aumentar a produtividade

Para aumentar a produtividade e a eficiência de seu trabalho, você deve seguir alguns costumes que tendem a modificar sua rotina de trabalho. Então, com as dicas abaixo, você vai conseguir adequar esses costumes ao seu trabalho.

Além disso, mesmo que essas questões ajudem principalmente o seu trabalho individual, elas também colaboram com o trabalho em equipe. Ou seja, com essas dicas, sua empresa tende a alcançar seus objetivos com maior facilidade, como bater a meta de vendas.

1. Organize seus afazeres

O primeiro passo para aumentar a produtividade é organizar sua agenda, seus afazeres. 

Ao anotar o que deve ser feito, você consegue visualizar melhor quais tarefas precisam de mais atenção e foco. Com essa prática, é mais fácil organizar seu dia de trabalho de acordo com a prioridade das atividades e, por conseguinte, aumentar a produtividade.

Portanto, estabelecer uma lista de tarefas e obrigações para seu dia de trabalho é o pontapé inicial para aumentar sua produtividade. Ou seja, uma ação simples consegue deixar seu trabalho mais eficiente.

2. Diminua as distrações no ambiente de trabalho

Redes sociais, notícias instantâneas, conversas paralelas etc. Atualmente, os indivíduos estão rodeados de informações e distrações que dificultam a execução do trabalho e os impedem de aumentar sua produtividade.

Dessa forma, o ambiente ideal seria aquele em que essas distrações não existissem, mas você sabe o quanto isso é impossível. Por isso, estabeleça momentos para essas distrações a fim de que elas não atrapalhem sua rotina e sua produtividade. 

Com esse esforço pessoal, você também consegue elevar o trabalho do seu time, fazendo com que a empresa ganhe vantagem competitiva em relação aos concorrentes em seu segmento de mercado.

Mais à frente, você vai descobrir algumas formas de balancear essas distrações com suas tarefas.

3. Tenha momentos de descanso

Ninguém deve se manter concentrado todo o tempo: isso não faz você aumentar sua produtividade. Por isso, definir horários específicos para seu descanso é fundamental para melhorar sua eficiência.

Como falado no tópico anterior, as distrações não podem ser totalmente ignoradas. Portanto, separe pequenos momentos em sua rotina para conversas, redes sociais, alongamentos e outras atividades de sua preferência. Esse costume ajudará a aumentar sua produtividade.

Entretanto, não deixe que esses momentos dominem seu horário de trabalho! Tenha consciência de seus limites para que sua rotina funcione.

4. Tenha momentos de foco

Assim como você precisa de tempo para relaxar, você também precisa de momentos de foco para aumentar sua produtividade.

Dentro desse contexto, um sistema muito conhecido é o Pomodoro. Ele consiste em manter o foco em seu trabalho por 25 minutos, sem interrupções, e descansar por 5 minutos.

Após repetir essa dinâmica 4 vezes, você deve realizar uma pausa de 30 minutos. Entretanto, algumas pessoas não conseguem se adequar a esse sistema para aumentar a produtividade.

Logo, nos últimos tempos, está se popularizando as lives de foco em plataformas como o YouTube e a Twitch. Elas são majoritariamente voltadas para leitura, mas você pode usar esse momento para realizar suas tarefas e obrigações. 

Elas seguem a proposta de momentos de foco e de pausa, porém com determinação de tempos diferentes e com a companhia de terceiros, a fim de aumentar a produtividade dos participantes

Para saber mais sobre como essas lives funcionam, basta assistir o vídeo abaixo:

5. Entenda qual é o seu ritmo

Com as dicas citadas até então, você consegue definir qual é o seu ritmo de trabalho após algumas tentativas. Portanto, ao saber balancear sua rotina, você consegue aumentar sua produtividade mais facilmente.

Assim, seja com momentos de foco mais longos ou utilização do sistema Pomodoro, compreender o que funciona ou não para seu trabalho influencia diretamente sua produtividade e eficiência.

Então, procure testar sistemas e dinâmicas em seu trabalho. Com a descoberta de seu ritmo, além do trabalho se tornar mais prazeroso, você vai aumentar a produtividade.

6. Organize o ambiente físico de trabalho

Deixar papéis espalhados e sua mesa suja dificulta a concentração e o foco. Imagine como encontrar aquele documento importante em uma pilha desorganizada pode ser uma tarefa difícil.

Não é à toa que dizem que o exterior reflete o interior das pessoas. Logo, manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado ajuda a aumentar a produtividade por facilitar sua movimentação diária.

7. Evite ser multitarefa

O mito de ser multitarefa acompanha nossa sociedade por algum tempo, principalmente as mulheres. Porém esse comportamento não garante o aumento da sua produtividade.

Quando você divide sua atenção entre duas ou mais tarefas, o desenvolvimento delas é prejudicado, visto que você não se concentra de modo individual. Dessa forma, o que deveria aumentar a produtividade acaba por prejudicá-la.

A ideia central deste tópico é você desempenhar uma tarefa por vez, de forma focada, para que seus resultados sejam melhores. 

Ou seja, de nada adianta finalizar diversos afazeres em um menor tempo se eles não condizem com a qualidade oferecida pela sua empresa ou necessitem de inúmeras correções para chegar em um bom resultado.

8. Estabeleça metas

Trabalhar sem possuir um objetivo ou sem saber qual é a finalidade deste trabalho implica consequências negativas para sua produtividade. Portanto, definir metas colabora com sua rotina.

Para isso, a metodologia das metas SMART ajuda você a estabelecer essas metas e incorporá-las em seu dia-a-dia. Caso esse método ainda não seja aplicado em sua empresa, é interessante inseri-lo na cultura da mesma.

Além disso, as metas SMART não funcionam somente para o ambiente corporativo, pois você consegue aplicá-las em sua vida pessoal. Essa metodologia ajuda a aumentar sua produtividade tanto dentro quanto fora do trabalho.

9. Tenha atenção a sua saúde física e mental

Não adianta implementar as 8 dicas acima se você não cuidar de si mesmo. Para que sua produtividade e eficiência melhorem, seu físico e seu mental precisam estar em boas condições.

Dessa forma, procure cuidar de sua saúde por completo em seu tempo livre. Desde de fazer atividades físicas a se alimentar melhor, seu corpo somente se beneficia de uma rotina saudável.

Dito isso, trabalhar em excesso prejudica uma rotina saudável. Por isso, saiba regular os horários de trabalho e de descanso para que sua agenda não seja completamente desgastante, a fim de aumentar sua produtividade.

Aplicativos que vão te ajudar a aumentar a produtividade

Trello

Sendo um dos mais conhecidos dessa seleção, com o Trello você é capaz de organizar suas tarefas em cartões e distribuí-los em listas. Ademais, ele apresenta diversas outras funcionalidades que colaboram com sua organização como, por exemplo, a criação de checklists e utilização de etiquetas para os cartões.

Mas não para por aí: o Trello também oferece a possibilidade de convidar outras pessoas para sua área de trabalho. Dessa forma, sua equipe consegue ter acesso aos projetos desenvolvidos por ela.

Por isso, esse aplicativo é válido para aqueles que procuram aumentar a produtividade individual, como também a do time que participa.

Forest

Esse é um aplicativo que ajuda em seu foco. Podendo ser baixado em seu celular, com o Forest (floresta, traduzido para o português), você consegue estabelecer cronômetros dedicados ao momentos em que você deve realizar uma atividade sem distrações.

Além disso, o mais interessante é que, ao mesmo tempo que ele te ajuda com o foco, você está jogando! Isso acontece, pois ao cumprir com seu objetivo, respeitar os cronômetros, você consegue plantar árvores e cultivar uma floresta virtual.

Essa é uma bela maneira de melhorar seu foco e aumentar a produtividade, não é?

Notion

Com diversos layouts e funcionalidades diferentes, o Notion permite que você estruture páginas que se adequem às suas necessidades e afazeres. Essa proposta faz com que você consiga explorar o aplicativo de acordo com suas necessidades e seus desejos.

Assim, sua área de trabalho no Notion pode se adequar a sua realidade, fazendo com que a possibilidade de aumentar sua produtividade seja um cenário personalizado.

Google Drive

Esse deve ser o nome mais conhecido dessa lista. Então, é de conhecimento geral que o Google Drive é um espaço de armazenamento de arquivos na nuvem, certo? Com ele, é possível acessar seus arquivos em qualquer lugar através da sua conta.

Portanto, seja em home-office ou presencial, seu trabalho pode ser facilitado com o Google Drive, pois, além de diminuir a papelada, você consegue organizar boa parte dos seus documentos em um só lugar. Dessa forma, sua produtividade pode ser melhorada.

Como aumentar a produtividade no home-office

Com a pandemia, o home-office tornou-se um modelo de trabalho bastante presente na vida de diversos brasileiros. E, nesse sentido, a produção dos colaboradores modificou-se de acordo com essa nova realidade.

Dito isso, ao mesmo tempo que várias pessoas relatam aumento da eficiência e da produtividade no home-office, outras não conseguiram se adaptar a esse modelo. 

Este último grupo relata sobre cargas horárias excessivas e ausência de um espaço de relaxamento em sua casa, por conta dessa mudança de cenário. Assim, aumentar a produtividade no home-office pode ser uma tarefa desafiadora.

Entretanto, mesmo com esses pontos negativos, não é impossível aumentá-la. Para que isso aconteça, algumas dicas citadas neste blog vão te ajudar mais em relação a outras. 

Nesse sentido, separar um espaço em sua casa para o trabalho e entender que você precisa de pausas para produzir mais são as principais dicas para aumentar a produtividade no home-office.

Além disso, o gestor de uma empresa deve considerar a saúde física e mental de seu time. Logo, mesmo com a ameaça de encerrar as atividades do negócio trazida pela pandemia, o bem-estar da equipe deve ser uma das prioridades da empresa para aumentar a produtividade da mesma.

Em suma, por mais que a adaptação ao trabalho em home-office seja uma tarefa muitas vezes desconfortável, ela pode oferecer recompensas como, por exemplo, a recuperação do tempo utilizado para deslocamento no trabalho presencial.

Portanto, procure adaptar seu espaço de trabalho em casa às suas necessidades. Com isso, você tende a perder a sensação de que o serviço é algo invasivo e problemático em seu ambiente pessoal, ajudando a aumentar sua produtividade.

Como automatizar os processos ajuda a aumentar a produtividade

Para colaborar ainda mais com o seu trabalho, a automatização de processos burocráticos, que atrasam o desenrolar das tarefas, ajuda a aumentar a produtividade do colaborador. Isso ocorre devido a retirada de demandas complementares da rotina principal.

Além disso, você consegue realizar a gestão de seu tempo com muito mais precisão por conta da automatização dos processos. Para isso, nosso software de Gestão Comercial e Industrial Know How pode te ajudar!

Com as funcionalidades oferecidas no Know How, você aumenta a produtividade de seu negócio como um todo pelo controle e conexão entre as diversas áreas de seu negócio: financeiro, fiscal, produção etc.

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