como consultar a NFe na SEFAZ

Como consultar a NFe na SEFAZ?

Atualizado em 27/08/2021
Por Pedro Mendonça

Como consultar a NFe na SEFAZ?

Atualizado em 27/08/2021
Por Pedro Mendonça
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É possível consultar a NFe (Nota Fiscal Eletrônica) de maneira gratuita pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), uma vez que se faz necessário verificar se a NFe está devidamente autorizada pelo Fisco.

É por meio da consulta da NFe na SEFAZ que a empresa consegue escriturar as obrigações fiscais, como o SPED por exemplo, e a armazenar as NFe de acordo com a lei. 

A consulta da NFe no site da SEFAZ é uma operação que não tem custos, ou seja, é gratuita.

Para te ajudar, a Principal Software elaborou esse material com o intuito de apresentar como consultar a NFe na SEFAZ.​

Leia: SEFAZ MG – calendário de paralisações 2021

Como consultar a NFe na SEFAZ?

Para consultar a NFe (Nota Fiscal Eletrônica) na SEFAZ, é preciso que se saiba que cada unidade da federação tem acesso por um site diferente, ou seja, esse acesso depende do site da SEFAZ do seu Estado.

De maneira geral, é preciso acessar o site da SEFAZ tendo em mãos duas informações: a chave de acesso de 44 dígitos que é impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE e o certificado digital, seja o A1 ou o A3. Todas as secretarias exigem essas informações.

Chave de acesso de 44 dígitos

Caso você não saiba, a chave de acesso de 44 dígitos é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. 

Essa chave de acesso de 44 dígitos pode ser digitada, capturada com o Leitor de Código de Barras unidimensional, ou ainda obtida de forma direta pelo arquivo eletrônico da NF-e.

Certificado digital

Para consultar a NFe no site da SEFAZ do seu Estado, você precisará ter em mãos o seu certificado digital, seja na modalidade A1 (arquivo) ou A3 (Tolkien).

Visualização das telas

A tela para “Consulta NF-e Completa” é muito parecida com essa – em todos os sites da SEFAZ

Perceba que na imagem acima, existe o campo “Chave de Acesso da NF-e”, nele você deve digitar os 44 dígitos já explicados no texto. Após digitá-lo, clique no ícone “Não sou um robô” e logo em seguida, clique no botão “Continuar”.

Atenção: É importante apresentar uma informação: na consulta da NFe no site da SEFAZ, não é possível imprimir a imagem ou a representação gráfica da NF-e e nem o DANFE. Você conseguirá apenas visualizar as informações.

Leia: Disponibilidade da NFe na SEFAZ: como monitorar?

Nessa mesma página existem outras informações importantes, observe-as:

Vale ressaltar que é necessário que o seu navegador (Google Chrome, por exemplo) esteja habilitado para a gravação de cookies. Se seu navegador não tiver com essa habilitação, você pode não conseguir visualizar as informações. 

Consulta completa da NFe na SEFAZ

Na consulta completa da NFe no site da SEFAZ são informados e apresentados todos os dados que constam na NFe, detalhando as seguintes informações:

  • Do emitente;
  • Do destinatário;
  • Produtos;
  • Serviços;
  • Totais;
  • Transporte;
  • Cobrança;
  • Informações complementares.

Outro elemento importante que é apresentado na visualização completa da NFe no site da SEFAZ é o status da Nota Fiscal (cancelada, em contingência, inutilizada e etc), protocolo e as datas de inclusão e autorização.

A consulta completa dos dados da NFe pode ser realizada dentro do prazo estabelecido de 180 (cento e oitenta) dias após a sua autorização de uso.

Após esse prazo, a consulta será apenas parcial, identificando: número; data de emissão; CNPJ do emitente e destinatário; valor e situação. Ficará disponível pelo prazo decadencial.

Leia: Como fazer conciliação de cartões?

Consulta resumida da NFe na SEFAZ

No caso da consulta resumida da NFe, são informados apenas os dados mais básicos da nota, como:

  • Data de emissão;
  • Data de saída;
  • Data de entrada;
  • Valor total;
  • Natureza da informação;
  • Forma de pagamento;
  • Finalidade;
  • Tipo de emissão;
  • Operação;
  • Outros.

Nesse modelo de consulta da NFe no site da SEFAZ não são apresentados alguns detalhes, dentre eles os de serviço, transporte e outras informações adicionais.

Vale destacar que em ambas as consultas, no inferior da página no site da SEFAZ, existe a opção para fazer o download do arquivo XML para o emitente, destinatário ou transportador que conste na nota, pelo prazo de até 60 dias após a data de emissão.

Armazenar a NFe

Antes de mostrar como consultar a NFe (Nota Fiscal Eletrônica) na SEFAZ, vou te lembrar que tanto o emitente como o destinatário da NFe precisam armazenar o arquivo XML pelo prazo de pelo menos 5 anos, caso haja alguma solicitação do Fisco. 

Caso sua empresa precise apresentar um arquivo XML e não o tiver mais dentro desse prazo de 5 anos, correrá o risco de ser multado em até R$ 1.000,00 por XML não apresentado.

Dica: faça o backup dos arquivos XML na nuvem para não correr o risco de ter os dados perdidos por algum problema técnico nos computadores corporativos. 

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Pedro Mendonça, aqui no Blog.

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