Estoque Físico e Estoque Fiscal: cuidado com a discrepância

Atualizado em 04/06/2021
Por Pedro Mendonça

Segundo um estudo do SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, em torno de 25% das micro e pequenas empresas no Brasil encerram suas atividades por falta de processos bem alinhados e má gestão.

Nesse sentido, ter em mãos o controle total e real do seu estoque é fundamental para manutenção e crescimento do seu negócio.

Portanto, a ineficiência gerencial, somada a falta de informações qualificadas e precisas é o caminho certo para a falência do negócio.

O estoque, certamente, é um dos ativos mais importantes de qualquer empresa, por se tratar de um bem que teve um investimento inicial e que será o aporte para os lucros a curto e médio prazo.

Então, evitar multas por descontrole gerencial do estoque é pré-requisito para ganhar competitividade no mercado e ter sucesso nas vendas, aumentando o faturamento e expandindo o crescimento da empresa.

A contagem de estoque é um procedimento comum nas organizações, que na maioria das vezes é muito trabalhoso e demanda muito tempo. Mas, não precisa ser assim!

Controle de Estoque Físico e Estoque Fiscal: importância gerencial

O controle de estoque é uma obrigatoriedade gerencial de qualquer empresa. É somente a partir desse controle que os gestores terão um panorama assertivo e fidedigno da situação do seu estoque.

Ou seja, o controle de estoque pressupõe uma administração eficiente e assertiva do negócio.

Ter acesso números completos do estoque, com a precisão necessária, facilita a tomada de decisão e gera elementos suficientes para organizar, ou reorganizar, o PCP – Planejamento de Controle da Produção

O controle e gerenciamento de estoque, é o responsável por evitar erros na gestão do estoque, como estoque em excesso ou faltante, por exemplo.

Além disso, outro erro muito comum, que acarreta em multas severos, é a discrepância entre o estoque físico e o estoque fiscal. Falaremos mais sobre esse erro adiante.

Atenção: o controle de estoque é importante até para você conseguir melhores margens de negociação com seus fornecedores, a fim de não deixar nenhum furo com seus clientes. 

Divergências no Estoque Físico e Estoque Fiscal

Existem muitas situações que são causadoras em potencial da discrepância entre o estoque físico e estoque fiscal

Erros de operação

Os erros de operação dizem respeito diretamente à divergência de estoque que é fruto de problemas internos no controle do estoque, ou seja, erros que decorrem da movimentação interna da empresa, e são eles:

  • Falhas no registro das movimentações de entrada e saída;
  • Falha nos lançamentos;

Problemas externos

Outros problemas que podem resultar na divergência entre o estoque físico e o fiscal são os problemas externos a operação, ou seja, situações anômalas ao cotidiano dos processos. E são eles:

  • Furtos;
  • Perdas;
  • Enchentes;
  • Incêndios;
  • Quedas.

Quais os riscos da divergência de Estoque Físico e Estoque Fiscal?

Os riscos da divergência entre o estoque físico e o estoque fiscal consistem no pagamento de multas onerosas e desnecessárias.

Tenho pendências: como arrumar?

Será necessário a realização de um inventário físico. Conhecido no meio empresarial e contábil como balanço, essa operação deve ser feita de forma rotativa ou de forma periódica.

Tendo em mãos o inventário, é muito mais fácil verificar e averiguar quais os produtos faltantes e, ao mesmo tempo, os que estão sobrando.

Assim, o inventário, ou balanço, ainda servirá como uma bússola estratégica, tanto para antecipar compras como para prever demandas futuras, o que garantirá assertividade no controle e gestão do estoque.

Forma Rotativa

É efetuada a contagem pelos setores da empresa, um por vez.

Forma Periódica

A contagem é feita totalmente, em determinadas épocas do ano.

Conte com sistemas próprios!

Para ajudar e facilitar a vida dos decisores e das operações, a Principal Software desenvolveu um sistema próprio para a gestão e auditoria do estoque, que possibilita a contagem física do estoque ser feita através do seu celular.

Além disso, ele apresenta as divergências entre os estoques físicos e fiscais através da leitura automática dos arquivos XML de entrada e saída das NFes, e ainda produz 9 indicadores de performance do seu estoque!

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