A gestão de compras e como ela funciona na prática

Atualizado em 30/03/2022
Por Júlia Pimentel

A gestão de compras é uma etapa fundamental dentro dos processos de uma empresa. Seja essa empresa uma indústria ou um comércio varejista, essa gestão deve ser feita de forma eficiente para que as demais atividades aconteçam sem impedimentos.

Ou seja, a partir do processo de compras, os desdobramentos das atividades internas são possíveis de serem realizados. Entretanto, não basta adquirir insumos ou mercadorias sem um planejamento adequado para sua utilização.

Desse modo, para executar uma boa gestão de compras é importante conhecer algumas técnicas e dicas. Ao longo desse blog, você também entenderá a importância dessa gestão e como automatizá-la.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras consiste na administração da aquisição de suprimentos e mercadorias para uma empresa. Pensando nisso, essa tarefa faz com que seu negócio se relacione com outras organizações e profissionais, como é o caso dos fornecedores.

Nesse sentido, saber como o funcionamento de sua empresa ocorre é necessário para desempenhar um processo de compras eficiente. Com o conhecimento das necessidades da organização, a tomada de decisões em torno dessa atividade torna-se algo mais concreto.

Além disso, com uma boa gestão de compras, os suprimentos necessários para o funcionamento de seu negócio sempre estarão à disposição no momento correto. Assim, a ideia central em torno desse assunto é manter a empresa constantemente suprida.

A importância do processo de compras

Pensando que sem suprimentos uma empresa não funciona, a gestão de compras tem papel crucial dentro de uma organização. Então, sua importância é bem clara nas organizações e, por isso, uma boa gestão implica bons resultados. Confira:

1. Melhora o relacionamento com o cliente

O relacionamento com o cliente é diretamente afetado pela gestão de compras. Imagine que um cliente vai até uma loja de cosméticos e, frequentemente, não encontra o que deseja comprar.

Essa falta constante pode ser vista como uma negligência da empresa, fato que impacta sua relação com o público. Portanto, ter uma gestão de compras ativa e bem estruturada colabora com a boa oferta de produtos e/ou serviços.

Consequentemente, os clientes se sentirão melhor atendidos por encontrarem aquilo que procuram em seu negócio. Por isso, vale investir em uma gestão de compras para que o relacionamento com o cliente seja mais eficiente.

2. Colabora com a gestão de estoque 

Utilizar a intuição para saber o momento ideal de adquirir novos insumos ou mercadorias não é eficaz na prática. Por esse motivo, sua empresa deve descobrir quando esse momento vai chegar por meio de dados.

Com o controle de estoque, então, é possível calcular o ponto de pedido, além de outros dados, como giro de estoque e estoque de segurança.

Assim, com essas informações, o trabalho da gestão de compras fica mais fácil, pois grande parte dos dados necessários para executar o trabalho já estarão nas mãos dos trabalhadores encarregados.

3. Fortalece a relação com fornecedores

Os fornecedores são uma parte importante da gestão de compras. E, por isso, sua empresa deve possuir um bom relacionamento com eles.

Levando em consideração que serão feitas negociações com esses profissionais, a cordialidade deve estar presente entre as duas partes

Assim, ao mesmo tempo em que as conversas sejam feitas a fim de gerar um acordo confortável para os dois lados, também é possível desenvolver uma relação de confiança entre as partes.

Além disso, se os fornecedores de sua empresa ofertarem produtos de qualidade, com entrega rápida e serviço confiável, vale estreitar o relacionamento com eles para manter um bom fornecimento constante.

Como fazer uma boa gestão de compras

Para que a gestão de compras seja realizada de forma a potencializar os resultados de sua empresa, alguns passos devem ser seguidos. Dentro desse contexto, veja 5 dicas que podem mudar a forma como seu negócio realiza a gestão de compras.

1. Entenda a demanda do consumidor

A demanda dos clientes está relacionada ao trabalho de gestão de compras, por alguns motivos que já mencionamos neste texto.

Dito isso, um dos principais objetivos de uma empresa é manter seus clientes satisfeitos, procurando sempre atender às suas necessidades e sanar suas dores. 

Por esse motivo, saber como funciona a demanda do consumidor de sua empresa é crucial para uma boa gestão de compras, visto que esse indivíduo dita o ritmo dos processos de seu negócio.

Portanto, procure saber como, quando, quanto e por que seu consumidor compra para que as estratégias de gestão de compras sigam um direcionamento condizente com o mercado. 

2. Saiba como seus concorrentes trabalham

Para estruturar uma gestão de compras funcional e inovadora, você também precisa analisar seus concorrentes.

Saber como eles definem seu próprio processo de compras é importante, pois, a partir desse conhecimento, você consegue definir quais práticas devem ser mantidas e quais devem ser aprimoradas dentro de sua empresa.

A gestão de compras de seu negócio, por mais que seja bem definida e tenha bons resultados, ainda pode evoluir. E uma das formas de perceber o espaço para essa evolução é analisando outros modelos no mercado.

A questão neste tópico não é copiar os processos de outra empresa ou fazer o completo oposto somente pelo prazer de ser contrário. O ponto principal é entender como outras organizações se portam para saber onde sua empresa se posiciona.

3. Tenha uma base de dados

Para que o trabalho de gestão de compras seja desenvolvido da forma correta, ter em mãos um banco de dados que integre os setores de sua empresa e controle os processos internos é de extrema importância.

Nesse sentido, sistemas de automatização de operações costumam ser bem aceitos pelas empresas, pois, com eles, você tem acesso a várias informações em apenas alguns cliques e elas são armazenadas em um só lugar.

Por isso, investir em um programa que controle e disponibilize os dados históricos de sua empresa tende a facilitar o trabalho dos colaboradores que fazem a gestão de compras.

4. Emita relatórios e analise estratégias

Uma parte importante de qualquer trabalho é a análise e revisão. Dito isso, na gestão de compras, a emissão de relatórios e revisão de estratégias é fundamental para o desenvolvimento de sua empresa.

Por isso, além de estruturar um processo consistente e que gera bons resultados, você também deve checar o trabalho que está sendo realizado. Desse modo, alguns gargalos e erros podem ser corrigidos.

Mesmo que esses gargalos não existam, a análise e revisão permite que alguns processos sejam otimizados

Então, pensando na gestão de compras, você consegue melhorar a logística de um pedido ou adquirir mercadorias mais baratas e com uma ótima qualidade, por exemplo.

Além disso, os relatórios também servem para que o progresso na gestão de compras seja mensurado, fortalecendo a base de dados da empresa.

5. Organize e compreenda os processos internos

Mesmo com as 4 dicas anteriores, não é possível desenvolver uma boa gestão de compras sem a organização, ainda mais com os fatores que fazem parte desse processo, como a demanda do consumidor.

Nesse sentido, mapear quais os processos devem ser realizados de acordo com as necessidades de sua empresa é crucial para que a gestão de compras seja estabelecida da forma correta.

Ademais, a cultura organizacional também influencia no processo de gestão de compras, visto que ela dita muitos posicionamentos e comportamentos de um negócio.

Assim, quanto mais os colaboradores conhecem a cultura da empresa e seus processos, eles conseguem delinear estratégias e ações que impulsionam o trabalho interno.

Técnicas para facilitar a gestão de compras

A fim de que a gestão de compras seja facilitada, algumas técnicas podem ajudar seu time na tomada de decisões. Algumas delas já foram mencionadas anteriormente, como o giro de estoque e o ponto do pedido.

Essas técnicas podem ser calculadas a partir de suas respectivas fórmulas, porém os dados utilizados em suas contas dependem também de uma gestão de estoque eficiente. E é por isso que esses setores estão profundamente interligados.

Nesse sentido, para calcular o estoque de segurança e o lead time, por exemplo, você precisa saber como funciona o planejamento e controle de estoque para então contribuir com esse setor.

Portanto, não importa os cálculos que são feitos para que sua equipe tome decisões e crie estratégias para a gestão de compras, pois o que irá realmente facilitar o trabalho é o conhecimento dos impactos que ele causa na empresa como um todo e onde ele deve se apoiar.

Com esses pilares, então, a gestão de compras de sua empresa é facilitada por compreender a sua devida participação no panorama global e saber quais setores influenciam diretamente seu trabalho. 

A automatização do processo de compras

Após compreender como funciona a gestão de compras, saiba que você consegue automatizar esse processo, de forma a otimizar o trabalho diário da equipe encarregada dessa administração.

Com o software de Gestão Comercial e Industrial Know How, é possível emitir pedidos de compra com apenas alguns cliques. E, além disso, a equipe da gestão de compras pode acompanhar o controle de estoque para saber o momento ideal de realizar o pedido.

Com isso, os departamentos de sua empresa ficam interligados e adquirem autonomia pela automatização de demandas administrativas.

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