Qual o momento ideal para trocar de software de gestão?

Atualizado em 13/04/2022
Por Júlia Pimentel

Ao pensar na gestão de um negócio, sistemas de gestão de dados e processos são cruciais para as operações de uma empresa. Por esse motivo, trocar de software pode causar receio tanto no gestor quanto nos demais colaboradores.

Porém, dependendo das necessidades de seu negócio, a troca de softwares de gestão tende a ser benéfica. Desse modo, para que o cenário seja positivo, alguns pontos devem ser mapeados para que você consiga entender se o sistema contratado satisfaz sua empresa.

Pensando nisso, este blog irá definir os motivos pelos quais a troca de software pode ser feita e quais os cuidados necessários nesse processo. 

Porém, é possível adiantar que o momento ideal não existe. Nesse caso, você só precisa conhecer as demandas de seu negócio para que a troca de software faça sentido.

Por que trocar de softwares de gestão?

Os motivos que levam uma empresa a trocar de softwares de gestão são os mais variados. Entretanto, existem aqueles tópicos recorrentes nesse questionamento que envolvem desde as finanças empresariais até o atendimento prestado pela empresa contratada.

Nesse sentido, vale conferir alguns dos principais motivos que influenciam a decisão de troca de software dentro de uma empresa:

1. Valor pago que não condiz com sua empresa

Já imaginou um pequeno negócio adquirindo um software de alto preço? O dinheiro desembolsado para essa compra seria um absurdo para as contas de uma pequena empresa.

Nesse exemplo, um plano de assinatura mensal, com valores mais baixos, seria mais adequado ao caixa do pequeno negócio

Portanto, pode-se dizer que determinados planos e/ou contratos podem ser mais vantajosos em relação a outros quando a troca de software é tratada.

Então, se o valor pago pelo software atual não for condizente com o panorama financeiro de sua empresa, vale a pena considerar a troca de software.

2. Falta de um bom atendimento técnico 

Atrelado a um bom produto e/ou serviço está o bom atendimento. Quantas vezes os clientes costumam adquirir algo pela empatia e esforço do vendedor em oferecer um atendimento de qualidade?

Dentro desse contexto, o relacionamento com os clientes em relação às empresas que ofertam sistemas de gestão é muito importante de ser considerado ao analisar a possibilidade de trocar de software.

Por esse motivo, o suporte técnico é um dos pontos que influenciam a decisão de troca de software. A qualificação dos colaboradores e o treinamento oferecido para que eles desempenhem seu trabalho com excelência é percebido pelos clientes.

Portanto, caso o suporte técnico não solucione as demandas de sua empresa, trocar de software é válido para você.

O atendimento, como já mencionado, é uma parte importante da relação entre empresa e cliente e, por isso, ele deve ser considerado no momento de avaliação dessa troca.

3. Demandas manuais sem automatização

Se mesmo com um sistema de gestão, que propõe a automatização dos processos de sua empresa, sua equipe ainda possui demandas manuais, está na hora de avaliar se esse software é o ideal para sua empresa.

A principal proposta de um software é a otimização do trabalho. Desse modo, não é interessante permanecer com um programa que não cumpre com seu propósito.

Pensando nisso, trocar de software tende a ser o caminho certo para que esse problema seja solucionado. Assim, ao pesquisar novos sistemas para sua empresa, procure por aquele que atende a todos os requisitos necessários.

4. Prejuízos por conta do software

Dada a competitividade no mercado, softwares de gestão servem também para impulsionar seu negócio, de forma a melhorar os resultados. 

Então, ao trocar de software é interessante analisar se o sistema atual colabora com o alcance das metas de sua empresa. Dito isso, verifique como anda a produtividade e eficiência da sua equipe e estude o quanto o software influencia o trabalho interno.

Utilizando o tópico anterior como exemplo, se o sistema contratado pela sua empresa não automatizar as demandas manuais, isso gera um prejuízo no rendimento do trabalho.

Além disso, caso não seja possível gerar relatórios dentro do sistema, o estudo dos dados armazenados é dificultado. Assim, teria que ser feita uma análise em uma planilha ou à mão para saber como está o andamento dos processos internos.

São nesses pequenos detalhes que sua empresa pode ser prejudicada, atrapalhando suas atividades e ocasionando na troca de software.

3 cuidados que você deve ter ao trocar de software

Mesmo sabendo que o processo de troca de software deve ser feito, alguns cuidados são importantes para que ele não acabe gerando um resultado negativo para sua empresa. Confira alguns deles:

1. Migração de dados

A migração de dados é uma ação importante ao trocar de software. Perder os dados de sua empresa acumulados ao longo do tempo não é um bom cenário, visto que a base histórica direciona diversos processos e decisões internas.

Portanto, é importante que durante a troca de software você tenha a certeza de que não perderá o histórico de sua organização. Para isso, vale conversar com a empresa a ser contratada sobre essa questão.

Para você entender mais sobre esse tópico, imagine que dados de gestão de compras sejam perdidos na transição. Mais de um setor de seu negócio seria impactado negativamente por não poder recorrer às informações da empresa.

Por esse motivo, a migração de dados precisa ser um cuidado a mais em relação à troca de software.

2. Treinamento de sua equipe

De que adianta contratar um sistema que atende a todas as necessidades de seu negócio se sua equipe não sabe utilizá-lo? Dentro desse contexto, ao trocar de software verifique se a empresa contratada oferece treinamentos.

E, mesmo se alguns desses treinamentos forem gratuitos e seu time precisar de mais instruções e orientações, não hesite em contratar outras sessões

O ideal é ter um time que entenda como funcionam as plataformas. Então, o dispêndio de tempo e dinheiro é um investimento em uma empresa alinhada.

3. Dificuldade de integração 

Os departamentos de sua empresa precisam estar relacionados para que as atividades internas sejam transparentes para toda a equipe. Nesse sentido, o software contratado deve colaborar com essa integração.

De pequenas a grandes empresas, a transparência dos processos é fundamental para que a equipe saiba como funciona seu local de trabalho e aponte os pontos de melhoria existentes no panorama geral.

Portanto, ao trocar de software, pense se ele vai integrar seu negócio para que as atividades se desenvolvam com apoio da equipe completa. Em contrapartida, caso isso não ocorra, alguns gargalos podem surgir na comunicação e nos processos.

Faça sua pesquisa!

Após analisar os pontos que influenciam o processo de troca de softwares, você pode começar a fazer sua pesquisa sobre qual sistema de gestão melhor atende às necessidades de seu negócio.

Nesse sentido, o software de Gestão Comercial e Industrial Know How pode te ajudar! Por este blog, você já sabe como avaliar se determinado sistema é útil para seu negócio através dos requisitos necessários referentes a sua empresa.

Assim, a nossa solução, além de otimizar os processos internos, também oferece diversos relatórios para que o acompanhamento dos resultados seja eficiente, apoio completo de nosso suporte técnico e uma transição tranquila entre softwares.

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